Ведется ли журнал обучения для аудита?
Готовность к аудиту — это основная функция, а не дополнительная опция. Для каждого водителя платформа хранит название курса, версию, ссылку на нормативный документ, дату завершения, оценку за завершение и имя инструктора. Действия администратора (назначение, отмена назначения, аннулирование) регистрируются отдельно с указанием времени и имени администратора. Объединенную запись можно экспортировать в виде PDF-файла для каждого водителя или в виде CSV-файла для всего автопарка.
В ходе реальной проверки вы можете получить именно ту запись, которую запрашивает аудитор, за считанные минуты. Для клиентов, имеющих несколько юридических лиц в рамках одного счета, записи также можно фильтровать по юридическому лицу, чтобы отображать только соответствующее подмножество. Фильтрация на уровне юридического лица важна для материнских компаний с несколькими дочерними предприятиями, работающими под разными номерами DOT — аудиторы, проверяющие одно дочернее предприятие, не должны видеть записи из других, а механизм фильтрации обеспечивает четкость и ограниченность представленной информации.
Достоверность журнала аудита также помогает защититься от проблем с соблюдением нормативных требований, возникающих вне рамок формальных регуляторных проверок. Страховые компании, рассматривающие претензии, иногда запрашивают записи о прохождении обучения, чтобы оценить, прошел ли водитель, участвовавший в инциденте, соответствующее обучение; адвокаты противоположной стороны в судебном процессе могут запрашивать аналогичные записи в ходе раскрытия информации; крупные клиенты в сфере судоходства, проводящие собственные проверки перевозчиков, часто хотят видеть документацию об обучении. Журнал аудита создает записи, подходящие для всех четырех контекстов (регулятор, страховщик, адвокат противоположной стороны, клиент), не требуя разных форматов для каждого. Единый источник достоверной информации упрощает работу с документацией, которая в противном случае была бы фрагментированной и распределялась бы между множеством заинтересованных сторон.